Témoignages

ACG - Association des Communes Genevoises

L’Association des communes genevoises (ACG) représente les intérêts des communes face aux autres pouvoirs publics et entités privées. En outre, l’ACG assume le pilotage stratégique et financier des groupements intercommunaux actifs à l'échelle du Canton, dont le Service intercommunal d'informatique (SIACG) et le Groupement intercommunal pour l'animation parascolaire (GIAP). Chacun de ces organismes a mis en place son propre système de management de la qualité certifié ISO 9001.

Au fil du temps nous nous sommes  rendu compte que nous avions  intérêt à regrouper nos forces, pour acquérir une certification ISO 9001 commune. Cette démarche nous obligeait à adopter un seul système qualité, si possible plus pratique et plus convivial que ceux établis dans nos organismes respectifs. En effet les systèmes papier étaient très lourds à gérer en termes de mise à jour et de classement. Nous avons donc procédé à l’acquisition d’un logiciel.

Le logiciel Optimiso a été retenu  pour sa facilité d’utilisation, sa souplesse et son efficacité. Doté d’une interface web conviviale et d’un outil de recherche efficace, il permet à tous les collaborateurs de consulter très facilement toute la documentation qualité : processus, procédures, formulaires, règlements, directives, fiches de fonctions, indicateurs, etc.

Une fois le choix opéré, les choses sont allées assez vite. Nous avons remis à la société Optimiso nos trois systèmes qualité (papiers ou CD) afin qu’elle transfère toutes ces données sur le logiciel.  
La centralisation des processus et procédures éparses a permis d’identifier quelques hiatus comme par exemple des procédures différentes sur un même sujet.

Quelques réunions ont suffit pour faire les ajustements nécessaires, puis nous avons été formées à l‘utilisation du logiciel pour prendre en main nous-mêmes la gestion de notre documentation.

Les bénéfices du logiciel Optimiso ?
Nous utilisons moins de papier et nous avons surtout gagné un temps précieux pour la mise à jour de la documentation, pour sa communication auprès des collaborateurs et pour son classement. C’est un réel soulagement.
La gestion des versions est simplifiée et les collaborateurs sont certains de toujours trouver la dernière version d’un document.
Le logiciel donne une vision transversale des activités, les rôles sont clairement définis sur les trois organismes ce qui facilite grandement les relais à prendre: le « qui fait quoi, comment et à quel moment ».
Le module de gestion des améliorations, suggestions et demandes est particulièrement apprécié par nos collaborateurs.

Enfin, pour résumer, nous dirons que la collaboration avec la société Optimiso s’est très bien déroulée (très bonne réactivité et formation au logiciel très accessible) et que nous sommes vraiment satisfaites du logiciel, un outil indispensable que nous apprécions tous les jours.

Mme Samanta Saldana et Mme Anne Degove, Responsables Qualité

IFAGE - Fondation pour la formation des adultes

"Optimiso nous a conquis par son aspect clair, structuré, logique, quasi ludique."

Désireux de passer à une gestion documentaire plus informatisée, nous avons étudié plusieurs logiciels. Optimiso nous a conquis par son aspect clair, structuré, logique, quasi ludique. Lors de son installation à l’ifage, il y a seulement quelques mois, il a immédiatement été adopté par tous nos collaborateurs qui s’identifient mieux au système qualité en visualisant les procédures et documents qui les concernent selon leur activité. Nous apprécions tout particulièrement le suivi des indicateurs qui sont maintenant plus accessibles à tous. Le passage à cette nouvelle gestion documentaire s’est fait très rapidement et facilement grâce à l’efficacité des collaborateurs d'Optimiso, que nous remercions chaleureusement.

Naef & Cie SA

"la méthode et le logiciel Optimiso ont réussi à rendre la complexité simple et accessible"

Notre collaboration avec la société Optimiso remonte à 10 ans, date de la première version du logiciel Optimiso.
La description de notre système d’organisation était alors assez lourde. Nous gérions plus de 100 procédures et 400 lettres types sous format papier, avec le défi de leur mise à jour continue.
La version intranet du logiciel Optimiso a été appréciée et nous a permis de passer du classeur à un site intranet convivial et accessible.
Les collaborateurs se sont appropriés facilement le système grâce à une navigation simple et intuitive suivant la logique de la navigation internet. Ils se sont identifiés dans le site grâce à leur page personnelle.
Notre collaboration avec la société Optimiso a toujours été perçue comme un partenariat. En effet, la société Optimiso est à l’écoute de ses clients et le logiciel évolue au rythme de leurs besoins.
L’équipe Optimiso s’est révélée très disponible et sérieuse dans son approche.
En quelques mots, la méthode et le logiciel Optimiso ont réussi à rendre la complexité simple et accessible, à la fois pour l’administrateur du système que pour les collaborateurs. Efficace et en constante évolution, il répond ainsi aux exigences de rigueur demandées par la gestion de la qualité.

Olivier Anchieri - Directeur