Aussagen
ACG - Association des Communes Genevoises (Verein der Genfer Gemeinden)
Der Verein der Genfer Gemeinden (ACG) vertritt die Interessen der Gemeinden angesichts der anderen öffentlichen Behörden und Privatunternehmen. Er übernimmt ausserdem die strategische und finanzielle Steuerung der anderen aktiven Gemeindegruppen im Kanton wie z.B. der Gemeindedienst in Informatik (SIACG) und die Gemeindegruppe für ausserschulische Aktivitäten (GIAP). Jedes dieser Organismen hat sein eigenes Qualitätsmanagementsystem und ist ISO 9001 zertifiziert.
Im Laufe der Zeit wurde uns bewusst, dass wir Interesse hatten, unsere Kräfte zusammenzufassen, um eine gemeinsame ISO 9001 Zertifizierung zu erwerben. Dieses Vorgehen zwang uns, nur ein Qualitätssystem anzunehmen, wenn möglich praktischer und benutzerfreundlicher als die bestehenden in unseren jeweiligen Organismen. In der Tat, war die Papierarbeit bezüglich Aktualisierung und Klassierung sehr schwerfällig zu verwalten. Wir haben also eine Software erworben.
Wir haben die Optimiso Software für ihre Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Wirksamkeit ausgewählt. Sie ist mit einem benutzerfreundlichen Webinterface und einem wirksamen Suchmotor ausgestattet und ermöglicht somit allen Mitarbeitern, einfach ihre Qualitätsdokumentation zu konsultieren: Prozesse, Verfahren, Formulare, Richtlinien, Anordnungen, Funktionsblätter, Indikatoren, usw.
UNach der Auswahl gingen die Sachen ziemlich schnell. Wir haben der Optimiso AG unsere drei Qualitätssysteme übergeben (Papiere oder CD), damit sie alle Angaben auf die Software überträgt. Die Zentralisierung der Prozesse und zerstreuter Verfahren hat uns die Identifikation einiger Hiatus ermöglicht, wie z.B. verschiedene Verfahren zu einem gleichen Thema.
Einige Sitzungen haben ausgereicht, um die notwendigen Anpassungen zu machen. Anschliessend sind wir in der Benutzung der Software geschult worden, um selbst die Verwaltung unserer Dokumentation zu übernehmen.i>
Die Vorteile der Optimiso Software ?
Wir benutzen weniger Papier und wir haben vor allem an wertvoller Zeit gewonnen für die Aktualisierung der Dokumentation, für die Mitteilung an die Mitarbeiter und die Klassierung. Es ist eine wahre Erleichterung.
Die Verwaltung der Versionen ist vereinfacht und die Mitarbeiter sind sich sicher, immer die letzte Dokumentenversion zu haben.
Diese Software gibt eine transversale Übersicht der Aktivitäten, die Rollen sind klar in den drei Organismen definiert, was uns die Übergabe sehr vereinfacht: das „wer macht was, wie und zu welchem Zeitpunkt“.
Das Verwaltungsmodul der Verbesserungen, Anregungen, und Anfragen wird besonders von unseren Mitarbeitern geschätzt.
Kurz gesagt, die Zusammenarbeit mit der Optimiso AG ist sehr gut verlaufen (sehr gute Reaktivität und Software-Schulung). Wir sind mit der Software wirklich sehr zufrieden, ein unentbehrliches Werkzeug, dass wir alle Tage schätzen.
Fraue Samanta Saldana und Frau Anne Degove, Qualitätsverantwortliche
IFAGE –Fondation pour la formation des adultes (Stiftung für die Erwachsenenschulung)
"Optimiso hat uns mit seinem klaren, strukturierten und logischen fast spielerischen Aspekt überzeugt."
Wir hatten den Wunsch, zu einer besser informatisierten Dokumentationsverwaltung überzugehen und haben deshalb einige Softwaren studiert. Optimiso hat uns mit seinem klaren, strukturierten und logischen fast spielerischen Aspekt überzeugt. Während der Einsetzung, vor nur ein paar Monaten, wurde sie sofort von allen unseren Mitarbeitern angenommen, die sich nun besser mit dem Qualitätssystem identifizieren können und die Verfahren und Dokumente, die sie betreffen, besser veranschaulichen können. Wir schätzen ganz besonders die Weiterverfolgung durch Indikatoren, die jetzt für alle zugänglicher sind. Der Wechsel zu dieser neuen Dokumentationsverwaltung ist schnell und einfach verlaufen dank der Effizienz der Optimiso Mitarbeiter, denen wir herzlich danken.
Naef & Cie SA
"die Optimiso Methode und Software haben die Komplexität einfach und zugänglich gemacht "
Unsere Zusammenarbeit mit der Optimiso AG beläuft sich auf 10 Jahre, Datum der ersten Version der Optimiso-Software.
Die Beschreibung unseres Organisationssystems war dazumal sehr schwerfällig. Wir verwalteten mehr als 100 Verfahren und 400 Brieftypen auf Papierformat mit der Herausforderung der kontinuierlichen Aktualisierung.
Die Intranet-Version der Optimiso-Software wurde sehr geschätzt und hat uns erlaubt von einem Ordner zu einer benutzerfreundlichen Intranetseite überzugehen.
Die Mitarbeiter haben das System mit Leichtigkeit übernommen dank dem einfachen und intuitiven Navigieren auf Internet. Sie haben sich auf der Webseite mit ihrer persönlichen Seite identifiziert.
Unsere Zusammenarbeit mit Optimiso ist immer als Partnerschaft wahrgenommen worden. In der Tat, steht die Optimiso AG ihren Kunden sehr nahe und die Software entwickelt sich im Rhythmus ihrer Bedürfnisse. Das Optimiso Team hat sich als sehr verfügbar und seriös erwiesen. Kurz gesagt, ist es der Optimiso Methode und Software gelungen, die Komplexität einfach und zugänglich zu machen sowohl für den Systemverwalter als auch für die Mitarbeiter. Wirksam und in konstanter Entwicklung entspricht es so den Forderungen der Rigorosität, die durch die Qualitätsverwaltung verlangt wird.
Olivier Anchieri - Direktor